مهاجرت فروشگاه های موفق به نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری (ارزان، آسان و امن)

در دنیایی که اپلیکیشن‌ ها و ابرفروشگاه‌های اینترنتی به سرعت در حال فتح بازار هستند، هیچ‌چیز به اندازه ابزارهای حسابداری کُند و سنتی نمی‌تواند شکست کسب‌وکار شما را تضمین کند. با رشد سریع رقبا، سرعت و کیفیت خدمات‌دهی بالا رفته و سطح انتظارات بازار و مشتریان به شدت تغییر می‌یابد.

برای بقا و رشد در چنین بازاری، باید همگام با تکنولوژی پیش بروید و از ابزارهای مدیریتی چابک مانند نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری استفاده کنید. در این مطلب بررسی می‌کنیم که چرا فروشگاه‌های موفق به سیستم‌های ابری مهاجرت کرده‌اند و این نرم‌افزارها چگونه مسیر سودآوری کسب‌و‌کارها را هموار می‌کنند.

رفتار و انتظارات مشتریان در یک دهه اخیر چه تغییراتی داشته است؟

در طی 1 دهه اخیر، تغییرات زیادی در نیازها، سطح انتظارات و رفتار مشتریان ایجاد شد. مهم‌ترین این تغییرات عبارتند از:

• تمایل شدید به تسویه‌حساب آنی و عدم تحمل صف‌های طولانی صندوق.
• ادغام تجربه خرید حضوری و آنلاین
• تغییر استاندارد زمان تحویل کالا
• انتظار دسترسی ۲۴ ساعته به فروشگاه برای ثبت سفارش
• جایگزینی پول نقد و کارت‌های فیزیکی با پرداخت آنلاین
• تقاضا برای دریافت فاکتورهای دیجیتال (حذف اسناد کاغذی)
• رواج یافتن خریدهای اعتباری خرد و اقساطی
• انتظار یکپارچگی موجودی سایت و فروشگاه
• تجربه خرید شخصی‌سازی‌شده و پیشنهاد مرتبط
• پل‌های ارتباطی متعدد و دریافت پشتیبانی

برای پاسخگویی به این نیازها از کجا شروع کنیم؟

کسب‌و‌کارها و فروشگاه‌های موفق با توجه به این نیازها و اهمیت ارائه خدمات باکیفیت، تمامی ابزارهای مدیریتی، حسابداری و ابزارهای ارتباط با مشتریان را به‌روز‌رسانی می‌کنند. به طور مثال، این شرکت‌ها از سیستم‌های زیر نهایت بهره را می‌برند:

این مراکز بیش از هر چیزی، اهمیت ابزارهای دریافت سفارشات مشتریان و نرم افزارهای حسابداری را جدی می‌گیرند. در ادامه به شما خواهیم گفت که یک سیستم حسابداری نامناسب چگونه شکست یک کسب‌وکار را رقم می‌زند.

فاجعه ای به نام حسابداری دستی (کاغذی و اکسلی)

1.      خطاهای بسیار زیاد و آسیب زننده

در حسابداری سنتی، یک اشتباه ساده در جمع و تفریق، کل ترازنامه و حساب سود و زیان را به هم می‌ریزد. این اشتباه می‌تواند از نقطه سفارش کالا، تحویل و جابجایی در انبار یا ارائه به مشتری رخ داده و یا در مقیاس‌های بزرگ‌تری مثل انتقال اشتباه وجوه به حساب‌ها رخ بدهد و آسیب‌های جدی به کسب‌و‌کار وارد کند.

2.      ریسک خرابکاری و سرقت

اسناد کاغذی و دستی، به راحتی مستعد ویرایش، دستکاری و جعل هستند. این مسئله نه تنها می‌تواند سوءتفاهم‌های جدی ایجاد کند؛ بلکه، می‌تواند در بروز دعاوی کیفری و حتی بروز جرایم مالیاتی نقش جدی داشته باشد.

3.      امنیت بسیار پایین

نگهداری اطلاعات روی کاغذ یا هارد سیستم‌های شخصی بسیار پرخطر است. خرابی کامپیوتر، سرقت یا حوادث پیش‌بینی‌نشده می‌تواند باعث نابودی همیشگی اسناد مالی شده و به فروشگاه موردنظر خسارات متعددی را وارد کند.

4.      عدم ارائه گزارش های موثق و قابل اتکا

اطلاعات ثبت شده پر خطا، هرگز به گزارش‌های مالی دقیق منتهی نمی‌شوند. درواقع این اسناد مدیران مالی و کارفرمایان را نسبت به رویدادهای حقیقی کسب‌و‌کار کور نگه می‌دارند.

5.      هدر دادن منابع فروشگاه

اسناد کاغذی به مرور زمان فضای فیزیکی زیادی از شرکت را هدر می‌دهند. با یک حساب سرانگشتی متوجه می‌شوید که هزینه خرید کاغذ، زونکن و اختصاص فضای بایگانی در یک دوره دو ساله، به‌راحتی با هزینه خرید و راه‌اندازی یک نرم‌افزار حسابداری مدرن برابری می‌کند.

و اما چالش های حسابداری فروشگاهی آفلاین

نرم افزارهای حسابداری آفلاین، نسبت به حسابداری سنتی به مراتب انتخاب بهتری هستند. نسخه‌های آفلاین و ویندوزی می‌توانند با دقت بیشتری اطلاعات مالی را ثبت و بایگانی کنند و به واسطه دقت بیشترشان، گزارش‌های قابل اتکاتری تولید کنند؛ اما این سیستم‌ها همچنان در چند مورد دچار نقص جدی هستند و بر روی راندمان فروشگاه ها تأثیر منفی می‌گذارند:

• محدودیت در نوع و کیفیت گزارشات
• محدودیت های طراحی و رابط کاربری
• ایجاد هزینه سخت و افزار، تعمیر و نگهداری
• محدودیت دسترسی و نیاز به حضوری دائمی حسابدار
• افزایش هزینه نیروی انسانی به واسطه سرعت پایین عملیات
• عدم امکان اتصال همزمان چند کاربر (نظارت بر فعالیت حسابدار)
• عدم یکپارچگی با زیرسیستم ها (باشگاه مشتریان، CRM و …)
• عدم اتصال به فروشگاه‌های اینترنتی و آنلاین شاپ‌ها
• ناترازی با استانداردهای حسابداری، مالی و مالیاتی
• آسیب‌پذیری در برابر هک و حملات سایبری
• آسیب‌پذیری در برابر مشکلات سخت افزاری
• به‌روزرسانی کند و پشتیبانی فنی نامطلوب
• بروز خطا در صورت افزایش تعداد اسناد

دلیل مهاجرت فروشگاه های موفق به نرم افزار حسابداری ابری

نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی ابری، دقیقاً برای برطرف ساختن چالش های سیستم های نصبی و آفلاین طراحی و به بازار معرفی شده‌اند. این سیستم‌ها که گزینه اول ابرفروشگاه‌ها، فروشگاه‌های آنلاین و مجموعه های زنجیره‌ای هستند، از چند جهت نسبت به سایر سیستم های حسابداری گزینه بهتری هستند:

1.      توجیه اقتصادی غیرقابل انکار

نرم افزارهای حسابداری ابری جدید، از هر نظر گزینه‌های اقتصادی‌تری هستند؛ نه لزوماً به این دلیل که تعرفه اشتراک کمتری دارد. این سیستم‌ها به هیچ سخت افزار خاصی وابسته نیستند و بر روی انواع سیستم عامل ها اجرا می‌شوند. تنها چیزی که برای اتصال به آن‌ها نیاز پیدا می‌کنید یک مرورگر اینترنتی است.

این حالت از کاربری چند مزیت مهم دارد که به طور مستقیم  هزینه‌های بلندمدت فروشگاهتان را کاهش می‌دهند:

• به نیروی فنی و آیتی نیازی پیدا نمی‌کنید.
• می‌توانید حسابدار پاره‌وقت یا دورکار استخدام کنید.
• با کاهش خطا و دوباره کاری‌ها هزینه نیروی حسابداری را کاهش می‌دهد.
• هزینه خرید و نگهداری سرور، هارد اکسترنال و … از دوشتان برداشته می‌شود.
• می‌توانید به صورت مستقیم عملکرد، ورود و خروج حسابدارتان را مدیریت کنید.
• برای اضافه کردن یک شعبه یا صندوق جدید، نیازی به خرید تجهیزات جدید پیدا نمی‌کنید.
• این سیستم اگر از کدینگ 7 سطحی برخوردار باشد، برای افتتاح شعبه جدید نیز، نیازی به تهیه اشتراک جدید پیدا نمی‌کنید.

2.      حسابداری و مدیریت از راه دور

نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری به شما این اختیار را می‌دهد که تنها با یک مرورگر و با هر سیستم عاملی به داده‌های مالیتان متصل شوید. به لطف چنین قابلیتی لزوم حضور فیزیکی دائمی در فروشگاه، هم برای مدیر و هم برای حسابدار برطرف می‌شود.

درواقع کاربران این نسل از سیستم حسابداری قادر هستند تا بدون محدودیت زمانی و مکانی و از هر نقطه از جهان عملیات مالی خود را پیگیری کنند.

3.      امکانات و گزارش های بسیار متنوع

نرم افزارهای حسابداری ابری جدیدترین امکانات حوزه مالی و حسابداری را در اختیارتان قرار می‌دهند. این سیستم ها به ماژول‌ها و امکانات متنوع مجهز بوده و گزارشات متنوعی دارند. برخی از جذاب‌ترین امکانات و قابلیت‌های این پلتفرم‌های حسابداری عبارتند از:

• کدینگ حسابداری چند سطحی
• یکپارچه‌سازی با فروشگاه‌های آنلاین
• یکپارچه‌سازی با زیرسیستم های مدیریتی و فروش
• انتصاب صندوق، بانک و کارتخوان بدون محدودیت

4.      افزایش سرعت و دقت حسابداری

برخلاف سیستم های نصبی، با افزایش حجم سندها و فاکتورها، سرعت عملکرد و گزارش دهی نرم افزار حسابداری ابری فروشگاهی کاهش نمی‌یابد. این خصوصیت مهم باعث می‌شود تا مدیران بتوانند در لحظه گزارش دریافت کنند و برای اتخاذ تصمیم‌های فوری به مشکل برنخورند.

5.      کوتاه سازی صف مشتریان

هر فروشگاه حضوری یا آنلاین برای پاسخ‌دهی سریع به مشتریان به یک برنامه حسابداری پرسرعت مانند نرم افزار حسابداری فروشگاهی آنلاین نیاز پیدا می‌کند. هرچه پلتفرم موردنظر از رابط کاربری شفاف‌تر و مدرن‌تری برخوردار باشد، سرعت عمل حسابدار و صندوق‌دار بیشتر شده و ریسک دوباره‌کاری و خطای محاسباتی کمتر می‌شود.

رابط کاربری ابری از چند جهت دیگر نیز به خدمات‌دهی مؤثرتر به مشتریان کمک می‌کند:

• اطلاع مشتریان از موجودی لحظه‌ای کالاها
• پردازش خودکار سفارشات از طریق Api
• امکان صدور فاکتور سریع و از پیش تنظیم شده
• یکپارچه‌سازی صندوق‌ها و انبارها
• اتصال مستقیم به دستگاه کارتخوان

6.      امنیت فوق العاده بالا

نرم افزارهای حسابداری ابری از چند جهت گزینه‌های امن‌تری هستند. نخست آن که توسعه‌دهندگان این نرم افزارها به واحد فنی و پشتیبانی مستقل مجهز هستند و این بدان معناست که این شرکت‌ها نیروهای پشتیبانی از امنیت متخصص در اختیار دارند.

واحدهای فنی این مجموعه‌ها نیز برای حفاظت از اطلاعات مشتریان، تازه‌ترین و حرفه‌ای‌ترین پروتکل‌های امنیتی و رمزنگاری را به‌ کار می‌گیرند. از طرف دیگر، سیستم‌های ابری قادر هستند تا به صورت خودکار از داده‌های مالی کاربران بکاپ تهیه کنند.

به لطف چنین قابلیتی کاربران از دردسر بکاپ دستی و نگهداری آن و همچنین نگرانی از دست رفتن اطلاعاتشان در امان می‌مانند.

7.      تکمیل تکالیف مالی و مالیاتی

هر ساله تعداد بیشتری از فعالین تجاری به جمع مودیان مالیاتی می‌پیوندند. این یعنی اگر مشمول قوانین مالیاتی شوید، موظف هستید تا تکالیف مالیاتیتان را در موعد مقرر انجام دهید.

در حال حاضر یکی از توسعه دهندگان نرم افزار حسابداری ابری، به صورت همزمان به خروجی دفاتر الکترونیکی و ارسال صورتحساب الکترونیکی (سامانه مودیان) به صورت همزمان مجهز شده است. به لطف این قابلیت کاربر قادر می‌شود تا بر اساس آخرین به‌روزرسانی‌های سامانه‌های مالیاتی، نسبت به انجام امور مالیاتی کسب‌وکار خود اقدام نماید.

8.      آپدیت و به روزرسانی سریع

برخلاف نسخه های نصبی، سیستم های حسابداری ابری بر اساس آخرین استانداردهای حسابداری و نیازهای روز کسب‌و‌کارها توسعه یافته و به سرعت به‌روزرسانی می‌شوند. رابط کاربری این سیستم ها اجازه می‌دهد تا در کسری از زمان آپدیت سیستمی را به تمامی کاربران منتقل کنند.

ویژگی های بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری

در نسخه‌های ابری نرم افزارهای حسابداری، امکانات متنوعی را می‌توانید پیدا کنید؛ اما به‌عنوان یک فعال فروشگاهی و صنفی می‌بایست نرم افزاری را انتخاب کنید، که نسخه ویژه فروشگاهی توسعه داده باشد. پیدا کردن نرم افزار حسابداری ابری ویژه فروشگاه نیز کار آسانی است؛ کافیست عبارت “نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری” را در گوگل جستجو کنید و دموی رایگان نخستین موارد پیشنهادشده توسط گوگل را بررسی کنید.

چنانچه نرم افزار انتخابی شما قابلیت‌های زیر را ارائه کند، گزینه بسیار مناسبی برای کسب‌و‌کارتان خواهد بود.

آیا نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری به حسابدار نیاز دارد؟

بله، نرم افزار حسابداری فروشگاهی آنلاین و ابری به نیروی حسابدار باتجربه نیاز دارد؛ چراکه، این پلتفرم‌ها بر اساس آخرین استانداردهای حسابداری و مالی توسعه یافته‌اند. خبر خوب آن است که این پلتفرم‌های هوشمند توانسته‌اند برای اولین بار امکان حسابداری دورکاری را فراهم کنند.

به پشتوانه چنین قابلیتی هر کسب‌و‌کار می‌تواند با حداقل هزینه نیروی حسابداری استخدام کند. به دنبال استخدام نیروی متخصص و کار بلد نیز شفافیت مالی فروشگاه به شدت افزایش یافته و احتمال بروز خطاهای محاسباتی به حداقل می‌رسد. درنتیجه ریسک بروز جرایم مالی و مالیاتی نیز به طرز چشم‌گیری کاهش پیدا می‌کند.

از کجا می توانم بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری را تهیه کنم؟

مسیرهای مختلفی برای بررسی و خریداری نرم افزار حسابداری وجود دارد. شما می‌توانید برای پیدا کردن اسامی بهترین سیستم‌ حسابداری، عبارت “بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی” را در گوگل جستجو کنید و سپس به چند مورد از گزینه‌های پشنهادی گوگل وارد شوید. اکثر این توسعه‌دهندگان نیز دموی رایگان دارند. درنهایت با ورود به چند دموی رایگان قادر خواهید بود تا بر اساس نیازهایتان بهترین گزینه ممکن را شناسایی و در صورت نیاز خریداری کنید.

سخن نهایی

موفقیت در عصر پرشتاب امروز، اتفاقی نیست. همان‌طور که در این مقاله بررسی کردیم، مهاجرت به نرم افزار حسابداری فروشگاهی ابری دیگر یک انتخاب تجملاتی نیست؛ بلکه پیش‌نیاز اصلی برای بقا، رقابت و توسعه پایدار کسب‌وکار شماست.

با کنار گذاشتن روش ‌های سنتی و سیستم‌های منسوخ و نصبی، نه‌تنها سرعت و دقت پردازش فاکتورها را به بالاترین سطح ممکن می‌رسانید، بلکه با حذف صف‌های طولانی و دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات، تجربه‌ای لذت‌بخش و مدرن برای مشتریان خود خلق می‌کنید. حذف هزینه‌های سنگین سرور، امنیت بی‌نظیر داده‌ها و امکان مدیریت از راه دور، قدرت واقعی این تکنولوژی را به شما نشان می‌دهد.

آینده فروشگاه شما در گرو تصمیمات امروز شماست. برای لمس این تفاوت‌ها و بررسی عملی یک سیستم حسابداری امن و یکپارچه، همین حالا اولین قدم را بردارید.